Condiciones para la habilitación de entidades territoriales, esquemas asociativos de entidades territoriales y entidades públicas del orden nacional como gestores catastrales.

Decreto 1983 del 2019 

 

Naturaleza Jurídica  

 

La entidad interesada en iniciar el proceso de habilitación, debe verificar que su naturaleza jurídica cumple con lo previsto en la normativa para iniciar el procedimiento de habilitación, es decir que se trata de:

 

*Entidad territorial[1]

 

*Esquema asociativo de entidades territoriales[2]

 

*Entidades públicas del orden nacional que en ejecución de sus actividades misionales deban desarrollar actividades relacionadas con la gestión catastral[3]

 

Para la habilitación de entidades territoriales y sus esquemas asociativos como gestores catastrales, el IGAC deberá verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones, definidas en los artículos 2.2.2.5.1. y 2.2.2.5.8 del Decreto 1983 de 2019.

Requisitos a acreditar

 

Para la habilitación de las entidades territoriales, de los esquemas asociativos de entidades territoriales y de las entidades públicas del orden nacional como gestores catastrales, el IGAC deberá verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones definidas en los artículos 2.2.2.5.1. y 2.2.2.5.8 del Decreto 1983 de 2019.

 

Condición Jurídica

 

Se acredita allegando copia del documento de representación legal de la entidad territorial o esquema asociativo de conformidad, con lo previsto en el artículo 249 de la Ley 1955 de 2019 o la reglamentación vigente.

 

En este sentido los documentos que deben ser aportados por cada una de las entidades interesadas, serán los que se relacionan a continuación:

 

1. Entidades territoriales: municipios o departamentos: Las entidades territoriales deberán allegar los siguientes documentos:

 

• Oficio de solicitud: en el que conste la manifestación expresa respecto de la solicitud de habilitación, suscrito por el representante legal o apoderado de la entidad.
• Actos administrativos de nombramiento y posesión de alcaldes o gobernadores.
• Copia simple del documento de identidad del alcalde o gobernador.
• Registro Único Tributario (RUT), documento completo incluyendo folio en el que figure firma y datos del alcalde o gobernador.
• Copia simple de la credencial electoral que acredite al alcalde o al gobernador electo expedida por el Consejo Nacional Electoral y la Registraduría Nacional.
• Los departamentos deberán adicionar el documento suscrito por el representante legal de cada uno de los municipios, mediante el cual autorizan al departamento la inclusión de su municipio dentro de la solicitud de habilitación, y certifican su intención de contar con el departamento como su gestor catastral en su eventual habilitación. Esto no afecta la autonomía territorial de cada municipio para presentar solicitud individual o contratar a cualquier otro gestor catastral.

 

2. Esquemas asociativos territoriales: Tratándose de Esquemas Asociativos Territoriales (EAT), estos deberán acreditar la competencia para la prestación del servicio público de acuerdo con su acto de creación o autorización previa y reunir los siguientes requisitos de acuerdo con la fecha de constitución de la EAT:

 

2.1. Esquemas Asociativos Territoriales constituidos con posterioridad a la expedición de la Ley 1955 de 2019: Estos EAT deberán allegar los siguientes documentos:

 

• Oficio de solicitud: en el que conste la manifestación expresa respecto de la solicitud de habilitación, suscrito por el representante legal o apoderado de la entidad.
• Ordenanza departamental, acuerdo municipal y/o distrital de cada una de las entidades territoriales interesadas, autorizando al gobernador o alcalde para conformar el correspondiente Esquema Asociativo Territorial (EAT).
• Suscripción del convenio interadministrativo con las entidades territoriales por medio del cual se conforma el respectivo EAT;
• Documento de los estatutos que regularán la conformación y funcionamiento del EAT de acuerdo con la Ley 1551 de 2012, incluyendo la descripción del patrimonio y aportes de las entidades que conforman el respectivo EAT
• Adopción de un plan estratégico de mediano plazo que contenga los objetivos, metas y líneas de acción para el cual se conforma el EAT.
• Registro del convenio de conformación y sus estatutos.
• Para efectos de la prestación de servicios públicos deberán cumplir con las condiciones de experiencia, idoneidad y los demás requisitos dispuestos en las normas vigentes y aplicables, incluyendo la Ley 142 de 1994 y las que la modifiquen o sustituyan.
• RUT: documento completo incluyendo folio en el que figure firma y datos del representante legal.
• Documento expedido por el representante legal de cada uno de los municipios que le constituyen por medio del cual autorizan al EAT su inclusión dentro de la solicitud de habilitación, y certifican su intención de contar con el EAT como su gestor catastral en su eventual habilitación. Esto no afecta la autonomía territorial de cada municipio para presentar solicitud individual o contratar a cualquier otro gestor catastral.
• Acuerdo por medio del cual se concede facultades al Director Ejecutivo del EAT para inscribirse como gestor catastral, autorizándolo para prestar el servicio público catastral en cada uno de los entes asociados.
• Certificado de existencia y representación legal de la EAT, expedido por la Cámara de Comercio correspondiente o el documento que haga sus veces.
• Adopción de un plan estratégico de mediano plazo que contenga los objetivos, metas y líneas de acción para el cual se conforma el EAT.

 

 

2.2. Esquemas Asociativos Territoriales constituidos con anterioridad a la expedición de la Ley 1955 de 2019: Estos EAT deberán allegar los siguientes documentos:

 

• Oficio de solicitud: en el que conste la manifestación expresa respecto de la solicitud de habilitación, suscrito por el representante legal o apoderado de la entidad.
• Documento expedido por el representante legal de cada uno de los municipios que le constituyen por medio del cual autorizan al EAT su inclusión dentro de la solicitud de habilitación, y certifican su intención de contar con el EAT como su gestor catastral en su eventual habilitación. Esto no afecta la autonomía territorial de cada municipio para presentar solicitud individual o contratar a cualquier otro gestor catastral.
• Acuerdo por medio del cual se concede facultades al Director Ejecutivo del EAT para inscribirse como gestor catastral, autorizándolo para prestar el servicio público catastral en cada uno de los entes asociados.
• Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de la EAT. , o el documento que haga sus veces
• Documento de creación del Esquema Asociativo Territorial debidamente protocolizado en donde se evidencie su composición.
• Estatutos del Esquema Asociativo Territorial donde se evidencie la competencia para prestar servicios públicos.
• Acta de nombramiento del director del Esquema Asociativo Territorial.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del director del Esquema Asociativo Territorial.
• RUT: documento completo incluyendo folio en el que figure firma y datos del representante legal.
• Documento expedido por el representante legal de cada uno de los municipios que le constituyen por medio del cual autorizan al EAT su inclusión dentro de la solicitud de habilitación, y certifican su intención de contar con el EAT como su gestor catastral en su eventual habilitación. Esto no afecta la autonomía territorial de cada municipio para presentar solicitud individual o contratar a cualquier otro gestor catastral.

 

3. Entidades públicas del Orden Nacional: Las Entidades Públicas del orden nacional que en ejecución de sus procesos misionales deban desarrollar actividades relacionadas con la gestión catastral podrán ser habilitadas como gestores catastrales exclusivamente para la realización de procesos de formación y/o actualización catastral en los predios relacionados con su objeto misional, de conformidad con sus funciones legales, para estos efectos deberán acreditar los siguientes documentos:

 

• Oficio de solicitud: en el que conste la manifestación expresa respecto de la solicitud de habilitación, suscrito por el representante legal o apoderado de la entidad.
• Certificado de existencia y representación legal de la entidad pública o documento soporte de la creación y marco estatutario, en el cual se pueda verificar el objeto misional de la entidad
• Acta de posesión del representante legal de la entidad pública
• Copia simple de la cédula de ciudadanía del representante legal
• RUT: documento completo incluyendo folio en el que figure firma y datos del representante legal.
• Documento suscrito por su representante legal, que indique que la entidad requiere adelantar alguno de los siguientes procesos: formación, actualización, conservación, difusión o los procedimientos del enfoque catastral multipropósito, para el desarrollo de su objeto misional.

 

 

 

 

Condiciones Técnicas

 

 

Para efecto de dar cumplimiento a esta condición, el municipio, departamento o EAT, deberá presentar la descripción general de las condiciones en las que se llevará a cabo, la prestación del servicio público de gestión catastral en relación con la formación; actualización, conservación y difusión catastral, es importante indicar que estas se constituirán en el plan de trabajo a desarrollar en caso de ser habilitado, razón por la cual se debe contar con un nivel de detalle que permita evidenciar la idoneidad técnica del solicitante tal como se describe a continuación:

 

1. Lógica de la Propuesta. El documento debe guardar la debida lógica y coherencia con las actividades contenidas en el cronograma, en el entendido que este último es el producto que permitirá la materialización de la propuesta.  Es decir, que la propuesta es un documento integral respecto a las condiciones jurídicas, técnicas, económicas y financieras, en el cual se desarrollan las actividades que se van a ejecutar y los productos que se van a generar en los procesos catastrales (conservación, actualización y difusión de la información catastral), acompañado de un cronograma en el que se define su temporalidad para un periodo mínimo de 12 meses desde el inicio de la operación.

 

1. Diagnóstico. Para la construcción del documento se recomienda contar con información reciente respecto a catastro, cartografía, geodesia, agrología y demás información disponible de la jurisdicción interesada en habilitarse.

 

Como base del diagnóstico, se debe realizar el análisis de la información catastral, contemplando la dinámica territorial del municipio, lo que apoyara la planificación administrativa, técnica, tecnológica, económica y financiera del proyecto, identificando las principales dificultades de la prestación del servicio público catastral, proponiendo acciones de mejora.

 

1. Estructura Institucional y Administrativa.  El proponente debe establecer de manera clara la estructura institucional con la cual va a llevar a cabo la prestación del servicio público catastral, como es la dependencia responsable de la gestión catastral y el organigrama entre otros. Adicionalmente, debe especificar si contempla o no la tercerización de la operación catastral.

 

Respecto a la infraestructura física, es necesario indicar la ubicación, el espacio y condiciones con las cuales se prestará el servicio público catastral.

 

Con relación a la estructura administrativa, es importante detallar e incluir perfiles, funciones, tipo de contratación y remuneración económica, para lo cual se puede hacer uso de la caja de herramientas que dispone el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.

 

Teniendo en cuenta lo anterior, y dando cumplimiento al Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley 1437/2011, es necesario que en la propuesta se evidencie los funcionarios responsables de resolver las instancias de la vía administrativa.

 

1. Conservación Catastral. Es importante precisar, que los gestores catastrales habilitados desde el primer día de la prestación del servicio público, iniciarán con la ejecución del proceso de conservación catastral vigente, es decir, que dentro de su programación como mínimo estarán las siguientes actividades:

 

• Atención de trámites en vía administrativa entregados en el periodo de empalme (Resolución 789/2020).
• Atención de trámites pendientes entregados en el periodo de empalme (Resolución 789/2020).
• Depuración de inconsistencias gráficas y alfanuméricas.
• Atención de trámites de conservación de oficio y de parte, a partir del inicio de la operación.

  

Con posterioridad y puesta en vigencia del proceso de actualización catastral con enfoque multipropósito, debe garantizarse el mantenimiento permanente de la información física, jurídica y económica bajo los preceptos del Decreto 148 del 2020.

 

1. Actualización Catastral con enfoque multipropósito. Con base en la vigencia catastral el proponente debe proyectar cuándo se va a adelantar este proceso; en caso de que este se lleve a cabo dentro de los primeros 12 meses de la entrada en operación, en la propuesta se debe describir cómo se va a realizar de manera detallada y en sus etapas e incluirlo en el cronograma de actividades, así mismo esta   programación deberá ser reflejada en la proyección de ingresos y gastos en el MFMP, independientemente de cuando sea realizado.

 

1. Difusión de la información Catastral. La propuesta debe comprender las actividades tendientes al uso, disposición y acceso a la información catastral de manera permanente en los procesos catastrales, garantizando la protección y custodia de la misma conforme a las disposiciones de protección de datos.

 

De igual forma se deben definir los espacios de difusión a través de canales electrónicos usables y accesibles con los mecanismos de conectividad que asegure la adecuada prestación de servicios al ciudadano.

 

1. Plataforma Tecnológica. Dentro de la propuesta técnica debe establecerse claramente la plataforma o producto tecnológico, su  estructura y características, que garantice la trazabilidad y oportunidad de la gestión catastral, que contemple tanto los procesos administrativos como los operativos, así como la integración e interoperabilidad con el Sistema Nacional de Información Catastral (SINIC) y demás actores internos y externos interesados en la información catastral, mediante la adopción del modelo de datos LADM-COL en la última versión que se encuentre vigente.

 

Adicionalmente, esta solución tecnológica debe garantizar la generación de productos catastrales de acuerdo a la Resolución 388 de 2020 modificada por la Resolución 509 del mismo año, en las cuales se establece las especificaciones técnicas para los productos de información generados por los procesos de formación y actualización catastral con enfoque multipropósito.

 

1. Observatorio inmobiliario. Los Gestores Catastrales deben contar con un observatorio inmobiliario catastral donde se debe recopilar como mínimo la información del mercado inmobiliario de área geográfica de su jurisdicción, proveniente de fuentes tales como ofertas, transacciones, costos de construcción, entre otras, y el cual deberá estar articulado, para tal efecto, con el observatorio Nacional del Departamento Nacional de Estadística (DANE). 

 

Adicionalmente es importante identificar su participación al interior de la estructura administrativa, así como la funcionalidad y objetivos.

 

1. Fecha inicio de operación. En el documento se debe indicar la fecha aproximada del inicio del servicio de gestión catastral, la cual no podrá ser superior a dos (2) meses contados a partir de la fecha de habilitación.

 

1. Cronograma de actividades. Se debe elaborar un cronograma con las actividades a desarrollar, como mínimo durante los primeros doce (12) meses del inicio de la prestación del servicio público catastral, es decir a partir de la finalización del periodo de empalme.

 

El cronograma debe indicar de forma detallada cada uno de los aspectos de la prestación del servicio de gestión catastral, esto es, los procesos de formación, actualización, conservación y difusión de la información catastral, los cuales deben ajustarse a la fecha propuesta de inicio de la prestación del servicio público.

 

Adicionalmente, si el proponente adquiere o genera insumos para la ejecución de los procesos catastrales, debe contemplar en su programación el tiempo de la validación de los mismos de acuerdo con la normatividad específica.

 

Finalmente, es importante precisar, que una vez el proponente sea habilitado como gestor catastral, se dará inicio al periodo de empalme, en el cual se hace entrega de la información para la prestación del servicio público catastral, cuya duración será de hasta tres (3) meses contados a partir de la fecha en que queda en firme el acto de habilitación, en dicho periodo es donde se debe materializar los componentes de infraestructura institucional, administrativa y tecnológica; cabe resaltar que en este periodo la gestión catastral continua en responsabilidad únicamente del gestor catastral que tiene la competencia .

 

A continuación, se presenta un modelo que podrá ser adaptado según las necesidades. Se recomienda mantener como mínimo las actividades allí consignadas.

 

 

 

Condiciones Económicas y Financieras

 

La entidad solicitante deberá presentar una proyección de ingresos y gastos con los cuales vaya a asumir la prestación del servicio. La proyección debe estar contemplada en el marco fiscal y de gasto de mediano plazo o en documento semejante, según corresponda. Así mismo, deberá precisar las fuentes de financiación de la prestación del servicio de gestión catastral.

 

Adicionalmente, deberán cumplir los siguientes requisitos:

 

1. Tratándose de municipios, se deberá verificar cualquiera de los siguientes indicadores:

 

1.1. Rango de gestión alto o medio en el componente de Gestión de la Medición de Desempeño Municipal (MDM) o el que haga sus veces, de acuerdo con el cálculo vigente efectuado por el Departamento Nacional de Planeación (DNP).

 

1.2. Resultado superior o igual al 60% en el índice de Desempeño Fiscal (IDF) o el que haga sus veces, de acuerdo con el cálculo vigente efectuado por el Departamento Nacional de Planeación (DNP).

 

2. Tratándose de departamentos, estos deberán acreditar cualquiera de los siguientes indicadores:

 

2.1. Resultado superior o igual a 60 puntos en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y de Planeación del índice de Desempeño Institucional - FURAG, de acuerdo con el cálculo vigente efectuado por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

2.2. Resultado superior o igual al 70% en el índice de Desempeño Fiscal – IDF, de acuerdo con el cálculo vigente efectuado por el Departamento Nacional de Planeación DNP.

 

3. Tratándose de Esquemas Asociativos Territoriales (EAT), estos deberán acreditar que tengan competencia para la prestación del servicio público de acuerdo con su acto de creación o la autorización previa. Así mismo, deberán acreditar que mínimo dos tercios (equivalente al 66%) de los municipios o departamentos que integran el EAT cumplan con los requisitos descritos en el numeral 1 y 2.

 

Para la proyección de ingresos, se debe considerar las fuentes de los recursos para la financiación de las inversiones requeridas durante el primer año de operación y los gastos de operación de los años subsiguientes para la sostenibilidad de los procesos propios de las competencias como gestor catastral, estas fuentes pueden provenir de:

 

• Los recursos del balance derivados del superávit fiscal de la vigencia anterior correspondientes a ICLD, los cuales están reconocidos en el presupuesto del año actual de la entidad
• Recursos provenientes ICLD, primordialmente del recado de impuesto predial unificado, (hacer una descripción y aclaración, de la evolución y estimación de los mismos, esto es solo para municipios)
• Otros Ingresos corrientes provenientes de impuestos territoriales de libre destinación diferentes al IPU como son: (plusvalías, industria y comercio y otros ingresos de la entidad
• Recursos del crédito de la banca comercial (hacer referencia a la entidad financiera, de ser posible, presentar un pre-estudio con las condiciones generales del empréstito, para lo cual se deben contemplar los flujos respectivos, por amortización y costo financiero, durante el plazo establecido en las proyecciones financieras.
• Venta de servicios catastrales y accesorios a cada uno de los procesos de formación, actualización, conservación y difusión catastral
• Recursos provenientes del SGR, para lo cual se debe establecer la línea de tiempo y las gestiones realizadas ante el DNP
• En todos los casos es importante hacer claridad sobre la estimación de los montos establecidos que se van a destinar para tal fin.

 

 

Una vez se tengan los flujos financieros con proyecciones mínimo a 10, estos deben ser incorporados en el plan financiero del Marco Fiscal de Mediano Plazo – MFMP a manera de ejercicio financiero, para establecer el impacto de la estructura financiera de la entidad.

 

A continuación, se presentan a título de material de apoyo los formatos para la elaboración y presentación de los flujos financieros